Der richtige Ablauf einer Telefonkonferenz

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Der Ablauf einer Telefonkonferenz ist eigentlich gleich der einer normalen Sitzung. Dies sind die wichtigsten Schritte im Überblick:

  1. Vor der Konferenz
  2. Durchführung der Telefonkonferenz
  3. Moderieren der Konferenz
  4. Das Ende der Konferenz
  5. Nachbereitung

1. Vor der Konferenz

Die Vorbereitung einer Telefonkonferenz kann genauso gehandhabt werden, wie die einer normalen Sitzung: Verschickt die Einladungen mit den entsprechenden Einwahldaten*) an die Teilnehmer*innen oder stellt sicher, dass ihr alle Kontakte der teilnehmenden Personen habt, wenn ihr beispielsweise Skype für die Konferenz benutzt. Nennt neben dem Datum und der Uhrzeit auch die voraussichtliche Dauer, sowie die Themen des Gesprächs. So erhält jede*r Teilnehmer*in die Möglichkeit sich in Hinblick auf das Thema und die Redezeit vorzubereiten. Idealer Weise gibt es eine Tagesordnung. Wenn es ein Protokoll zu einer vorangegangenen Konferenz gibt, stellt sie den Teilnehmenden zur Verfügung.

∗) Einwahldaten für den Konferenzraum: Denkt daran, den Telefonkonferenzraum für eure Konferenz zu reservieren.


2. Durchführung der Telefonkonferenz

Da sich bei einer Telefonkonferenz die einzelnen Teilnehmenden untereinander nicht sehen können, ist es wichtig, dass die Konferenzleitung die Gesprächsführung direkter ausübt, als bei einer klassischen Sitzung – auch bei Skype ist dies trotz Sichtkontakt notwendig. Dabei muss sie zum Beispiel auch darauf achten, dass stillere Teilnehmer*innen, die sich sonst durch Gesten wie ein zustimmendes Nicken, ebenfalls an dem Gespräch beteiligen. Aber alles der Reihe nach: Auch bei der Durchführung einer Telefonkonferenz geht man prinzipiell vor, wie bei einem klassischen Präsenzmeeting:

Sind alle Teilnehmenden da?

Seid kulant und gebt den Nachzügler*innen bis zu 5 Minuten nach dem Konferenzstart Zeit, sich einzuwählen. Die Konferenzteilnehmer*innen sollten jedoch auch sensibel für die Wirkung von Verspätungen sein und möglichst ein pünktliches Erscheinen im Konferenzraum einrichten.

Regeln für die Konferenz

Kommuniziert die wichtigsten Regeln der Telefonkonferenz.

Protokoll erforderlich?

Wenn es ein Protokoll zu dem Termin geben soll, muss die Protokollführung festgelegt werden. Das kann auch zu Beginn der Telefonkonferenz erfolgen.

Begrüßen und Vorstellen der Teilnehmenden

Wenn alle Teilnehmenden eingewählt sind, startet mit der Begrüßung. Außerdem sollen sich die Teilnehmenden der Telefonkonferenz vorstellen, wenn sie sich nicht bekannt sind. Das ist gerade bei einem virtuellen Meeting wichtig. Bei der Vorstellung in einer Telefonkonferenz solltet ihr euren Namen und eure Gliederung und vielleicht noch eure Funktion bzw. den Grund der Teilnahme an der Konferenz nennen.

Tagesordnung

Stellt kurz die Tagesordnung und den geplanten Zeitrahmen der Konferenz vor.

Dokumentation der Beiträge

Bei wichtigen Beiträgen und zum Abschluss eines Tagesordnungspunktes sollte durch die Moderation eine kurze Zusammenfassung erfolgen.


3. Moderieren der Konferenz

Die wichtigste Aufgabe der Moderation ist die Leitung der Sitzung. Nur so wird der Termin am Ende zu einem guten Ergebnis führen.

Aufgaben der Moderation zu Beginn der Konferenz:

  • Stellt euch vor und heißt die Teilnehmenden der Konferenz willkommen.
  • Geht sicher, dass kein*e Teilnehmer*in ein Problem mit der Verbindung hat.
  • Kündigt die Gesprächsdauer, sowie eventuelle Pausen an.
  • Verdeutlicht, dass auch in der Pause nicht aufgelegt werden soll.
  • Klärt die einzelnen Teilnehmer*innen über die Redezeitbeschränkungen auf und weist daraufhin, dass ihr sie im Zweifelsfall unterbrechen werden.
  • Teilnehmer*innen können nur an der Stimme erkennen, wer spricht. Geben allen die Gelegenheit, etwas zu Beginn der Telefonkonferenz zu sagen, sinnvoll ist das eigene Vorstellen. So können ihr auch gleich prüfen, ob alle gut zu verstehen sind. Bittet jede*n Teilnehmer*in außerdem, vor dem Wortbeitrag den Namen zu nennen. Erst dann, wenn sich alle an der Stimme erkennen, kann dies wegfallen.
  • Klärt ab, wer Protokoll schreibt

Aufgaben der Moderation während der Konferenz

  • Die Moderation sollte viele Dinge, die in einer Sitzung visuell übermittelt werden, durch Kommentare verdeutlichen. Dies beginnt damit, dass sie jeden einzelne*n Teilnehmer*in begrüßt und jedes Mal, wenn sich ein neue*r Teilnehmer*in hinzu schaltet, sagt, wer bereits in der Telefonkonferenz ist. Auf diese Weise wird für alle Teilnehmer*innen „sichtbar“, wer sich in der Telefonkonferenz befindet.
  • Ihr seht in einer Telefonkonferenz nicht, wenn sich Teilnehmende zu Wort melden. Fragt daher immer ausdrücklich nach der Wortmeldung und wartet dann einige Sekunden, bis sich Teilnehmer*innen melden. Bei einer Skypekonferenz mit Video signalisieren die Teilnehmenden ihre Redebedarf mit einem Handzeichen. Hier müsst ihr aufmerksam sein und könnt dann, wie gewohnt eine Redeliste führen.
  • Da die Teilnehmer*innen sich nicht sehen, merken sie auch nicht, wenn zwei gleichzeitig beginnen zu reden. Bei Punkten, zu denen ihr mehrere Wortmeldungen erwartet, fragt immer nach den Wortmeldungen und gebt dann einzelnen Teilnehmer*innen das Wort.
  • In der Telefonkonferenz fehlt der Blickkontakt. Diesen müsset ihr dadurch ersetzen, dass ihr die Teilnehmer*innen immer mit Namen ansprecht, wenn ihr euch direkt auf einen Beitrag von jemand anderem bezieht.
  • Hört konzentriert zu und erkennt Ablehnung, Ärger oder Probleme auch zwischen den Zeilen.
  • Wiederholt Zwischenstände der Diskussion. Dies hat die gleiche Funktion, wie eine Visualisierung in einer Sitzung. Für alle Teilnehmer*innen wird das Erreichte nochmals deutlich hörbar gemacht. Vergegenwärtigt euch immer, was ihr und die anderen Teilnehmer*innen, im Gegensatz zu einer Sitzung, alles nicht seht. Eure Aufgabe als Leitung einer Telefonkonferenz ist es, dies in Worte umzusetzen, um es so für alle präsent zu machen.


4. Das Ende der Konferenz

  • Fasst am Ende der Konferenz alle wichtigen Erkenntnisse aus dem Termin zusammen.
  • Wiederholt die Aufgaben, die sich im Gespräch ergeben haben (und die jeweils verantwortliche Person).
  • Verabschiedet die Teilnehmer*innen und weist ggf. auf Folgetermine zum Thema hin.


5. Nachbereitung

Schickt nach der Konferenz das Protokoll an alle Konferenzteilnehmer*innen.