Arbeitsabläufe transparent und nachvollziehbar

Alle Hauptamtlichen sollten ihre Verwaltungstätigkeiten so gestalten, dass sie möglichst transparent und nachvollziehbar sind. Im Falle von plötzlicher Krankheit oder anders begründetem Ausfall muss jemand anders möglichst einfach die Vertretung übernehmen können. Notwendig ist also eine gewisse Ordnung auf dem Schreibtisch, im Computer und in den Akten. Aber auch aus anderen Gründen, die aus unserem Selbstverständnis resultieren, ist Transparenz und Nachvollziehbarkeit wichtig und geboten:

Alle ehrenamtlichen Entscheidungsträger*innen müssen die Möglichkeit haben, sich in ihren jeweiligen Gliederungsbüros zurecht zu finden. Es ist klar, dass Buchhaltung und Abrechnungsmodalitäten nicht der Grund sind, warum Leute sich im Verband engagieren. Aber selbst wenn die Ehrenamtlichen kein Interesse an diesen Dingen haben, so muss doch grundsätzlich die Möglichkeit bestehen, dass Vörständler*innen sich so schnell wie möglich eine Überblick verschaffen können.

Ausschluss von Herrschaftswissen:

Die Büroorganisation muss weitestgehend unabhängig von den dort arbeitenden Genoss*innen gestaltet werden. Es ist ein großer Nachteil, wenn alle Fäden im Informationsfluss bei einer Person zusammen laufen. Oftmals ist die Konsequenz, dass wenn es eine Wechsel gibt niemand mehr bescheid weiß und darauf hin „das Rad neu erfunden wird“. Angemessener ist es Strukturen zu schaffen, die unabhängig von Einzelpersonen langfristig einen Informationsfluss und die gleichberechtigte Teilhabe an Verbandswissen ermöglichen. Ein Aktenplan kann hierzu einen wichtigen Beitrag leisten, protokollierte und regelmäßige Bürobesprechungen sicher Wissen über aktuelle Arbeits- und Aufgabenfelder und machen dieses Wissen auch für nicht direkt beteiligte Personen abrufbar.