Bürobesprechungen

Wenn mehrere Hauptamtliche gemeinsam in einer Gliederung arbeiten, sind regelmäßige Bürobesprechungen ein wichtiges Instrument für Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Organisation. Darüber hinaus sind sie aber auch wichtig für eine gegenseitige Wertschätzung, Perspektivübernahmen und einen solidarischen und respektvollen Umgang.

Bürobesprechungen sind deshalb in regelmäßgen Abständen sinnvoll. Nach Möglichkeit sollten die Besprechungen in einem festgelegten Turnus am selben Tag und zur selben Zeit stattfinden, dies ermöglicht den Hauptamtlichen die feste Integration des Termin in den jeweiligen Tagesablauf und schafft so Platzhalter im eigenen Kalender. Bürobesprechungen sollten eine Tagesordnung haben und protokolliert werden, damit das Wissen auch zu einem späteren Zeitpunkt und auch durch andere Personen abrufbar ist. Es sollte festgelegt werden, wer zu den Besprechungen einlädt, wie die Tagesordnung entsteht, wer die Sitzung leitet und wer das Protokoll führt - all dies schafft Klarheit und Struktur, auch wenn es sich erstmal formalistisch anhört.

Eine Tagesordnung könnte in etwa so aussehen:

1. Begrüßung

2. Aktuelles (Falken/ Nicht- Falken)

3. Aus dem Büro (den einzelnen Referaten oder Arbeitsgebieten)

4. Anstehende Aktivitäten

5. Verschiedenes

6. Termine

Wenn die Hauptamtlichen einer Gliederung über mehrere Arbeitsorte verteilt sind, ist dies kein Grund, keine gemeinsamen Besprechungen durchzuführen, sie werden mitunter vielleicht sogar noch wichtiger. Hier sind gemeinsame Formen zu entwickeln, dies kann beispielsweise in Form von regelmäßigen Besprechungen an den Arbeitsorten der Hauptamtlichen umgesetzt werden, wobei die Orte der Tagungen über die Arbeitsorte der Hauptamtlichen rotieren können. Es können auch gemeinsame telefonische Besprechungen sinnvoll sein, da sie weniger Zeit wegen wegfallenden Wegen in Anspruch nehmen.