Einstellungsverfahren

Das Auswahlverfahren ist bei der Suche nach Angestellten, die den eigenen Wünschen und Ansprüchen entsprechen sollen von zentraler Bedeutung. Es gibt einige Dinge, die dabei zu beachten sind.

1.Grundsätzliches:

Normalerweise geht dem Auswahlverfahren eine Kündigung voraus, die üblicherweise drei Monate später wirksam ist. In diesen drei Monaten gibt es einige Dinge zu erledigen. Das heißt, es ist sinnvoll als Vorstand direkt das Auswahlverfahren zu planen und einzuleiten.

2.Zeitplan:

Die Erfahrung zeigt, dass sich die Erstellung eines kompletten Zeitplans für das Auswahlverfahren lohnt. Das heißt es ist sinnvoll im Vorfeld folgende Fragen zu klären:

• Wann geht die Stellenausschreibung raus?
• Welche Kanäle nutzen wir? (E-Mail-Verteiler, Zeitungsannoncen usw.)
• Wann ist Bewerbungsschluss?
• Wann entscheidet der Vorstand über die einzuladenden Bewerber*innen?
• Wann finden die Auswahlgespräche statt?
• Bis zu welcher Frist einigt sich der Vorstand auf einen Gesprächsleitfaden?
• Wann gehen die Absagen an die Bewerber*innen raus?

3.Die Ausschreibung:

Es kann nicht schaden bereits ein Muster für eine Stellenausschreibung in der Hinterhand zu haben. Sicherlich können euch auch andere Gliederungen mit einem passenden Entwurf einer Stellenausschreibung versorgen. Wichtig ist, dass ihr euch als Vorstand einig seid, welche Kriterien Bewerber*innen erfüllen sollten. Sollte diese Frage erst eine tiefgehendere Debatte im Vorstand auslösen, geht möglicherweise Zeit verloren, die den Ablauf des Auswahlverfahrens verzögern könnte. Dies kann eine längere Nichtbesetzung der Stelle zur Folge haben. Wichtig ist aber, dass ihr euch als Vorstand die Zeit nehmt dieFrage nach den Kriterien zu klären, am besten schon bevor ein Auswahlverfahren ansteht.

4.„Personalmarketing“:

Was macht euch als Arbeitgeber*innen attraktiv? Was macht die ausgeschriebene Stelle attraktiv? Das sind Fragen, denen nicht nur während eines laufenden Auswahlverfahrens nachgegangen werden sollte. Im Rahmen des Auswahlverfahrens müssen die Aspekte, die den Job bei euch attraktiv und interessant machen auch in der Stellenausschreibung vorkommen und auch später in den Bewerbungsgesprächen dargestellt werden.

5.Einladung von Bewerber*innen:

Der Eindruck, den die Bewerbungen vermitteln, spielt eine wichtige Rolle, sind jedoch nicht immer komplett aussagekräftig. Insofern kann es sinnvoll sein, ein paar mehr Bewerber*innen einzuladen, damit ihr euch im direkten Gespräch ein genaueres Bild machen könnt. Außerdem kann es für den Gesprächsverlauf positiv sein, wenn ihr bereits bei der Einladung den Rahmen skizziert. Ihr könnt den ungefähren Zeitrahmen anführen und wer alles an dem Einstellungsgespräch beteiligt sein wird. Prüft außerdem, ob es euch möglich ist Fahrtkosten zu erstatten.

6.Das Bewerbungsgespräch:

Einigt euch auf einen Gesprächsleitfaden und trefft eine Absprache wer welche Fragen stellt. Neben dem direkten Austausch im Gespräch, gibt es Arbeitgeber*innen, die den Bewerber*innen eine Praxisaufgabe stellen. In dem Fall müsstet ihr ca. 60 Minuten je Bewerbungsgespräch einplanen. Das Bewerbungsgespräch mit einer Praxisaufgabe zu verbinden kann sich lohnen, da sich dadurch für den*die Bewerber*in und euch mehr Zeit ergibt einen Eindruck voneinander zu erhalten und ihr außerdem eventuell eine Facette des*der Bewerber*in kennenlernt, die euch im direkten Gespräch nicht unbedingt aufgefallen wäre. Versucht euch auf einen Modus zu einigen, der eure Eindrücke protokolliert. Ihr könntet die Eindrücke von den Bewerber*innen individuell schriftlich zusammenfassen oder nach bestimmten Kategorien kleine Zwischenbeurteilungen vornehmen.

7.Nach den Bewerbungsgesprächen:

Macht ein Ranking der (mindestens) drei Bewerber*innen, die euch am besten gefallen haben und kontaktiert den*die Erstplatzierte*n. Sollte er*sie die Stelle nicht antreten wollen, könnt ihr den*die Zweitplatzierte kontaktieren und so weiter. Sobald der*die Kandidat*in den Arbeitsvertrag unterschrieben hat, sagt ihr allen Bewerber*innen ab, die zu einem Gespräch da waren. Es macht sich sehr gut, wenn ihr auch diejenigen anschreibt (per E-Mail genügt), die nicht eingeladen worden sind.

8.Arbeitsvertrag:

Es lohnt sich Musterarbeitsverträge zu verwenden und sie ggf. auf eure Besonderheiten oder Wünsche anzupassen. Einen Musterarbeitsvertrag findet ihr im Extranet der Homepage des Bundesverbands. Wenn ihr Veränderungen vornehmt, ist es wichtig, dass ihr diese rechtssicher und für beide Seiten fair gestaltet. Wenn ihr unsicher seid, könnt ihr juristische Hilfe zu Rate ziehen oder euch auch beim Bundessekretär für Beratung und Vernetzung melden.