Einstellungsverfahren

Das Auswahlverfahren ist bei der Suche nach Angestellten, die den eigenen Wünschen und Ansprüchen entsprechen sollen von zentraler Bedeutung. Es gibt einige Dinge, die dabei zu beachten sind.

1.Grundsätzliches:

Normalerweise geht dem Auswahlverfahren eine Kündigung voraus, die üblicherweise vier Wochen bis drei Monate später wirksam ist. In diesen drei Monaten gibt es einige Dinge zu erledigen. Das heißt, es ist sinnvoll als Vorstand direkt das Auswahlverfahren zu planen und einzuleiten.

2.Zeitplan:

Die Erfahrung zeigt, dass sich die Erstellung eines kompletten Zeitplans für das Auswahlverfahren lohnt. Das heißt es ist sinnvoll im Vorfeld folgende Fragen zu klären:

• Wann geht die Stellenausschreibung raus?
• Gibt es Vorschriften (bspw. durch eure Mittelgeber*innen), wie lange vor Stellenbeginn ausgeschrieben sein und wie ausgeschrieben werden muss?
• Welche Kanäle nutzen wir? (E-Mail-Verteiler, Zeitungsannoncen usw.)
• Wann ist Bewerbungsschluss?
• Wann entscheidet der Vorstand über die einzuladenden Bewerber*innen?
• Wer ist in die Gespräche einzubeziehen (bspw. Betriebsrat, Landesverband, Geschäftsführung)
• Wann finden die Auswahlgespräche statt?
• Bis zu welcher Frist einigt sich der Vorstand auf einen Gesprächsleitfaden?
• Wann gehen die Absagen an die Bewerber*innen raus?

Es empfiehlt sich, bei der Erstellung der Ausschreibung oder auch an anderer Stelle des Bewerbungsverfahrens Unterstützung durch die*den Beratersekretär*in im Bundesbüro einzuholen.

3.Die Ausschreibung:

Es kann nicht schaden bereits ein Muster für eine Stellenausschreibung in der Hinterhand zu haben. Sicherlich können euch auch andere Gliederungen mit einem passenden Entwurf einer Stellenausschreibung versorgen. Wichtig ist, dass ihr euch als Vorstand einig seid, welche Kriterien Bewerber*innen erfüllen sollten. Sollte diese Frage erst eine tiefer gehende Debatte im Vorstand auslösen, geht möglicherweise Zeit verloren, die den Ablauf des Auswahlverfahrens verzögern könnte. Dies kann eine längere Nichtbesetzung der Stelle zur Folge haben. Wichtig ist aber, dass ihr euch als Vorstand die Zeit nehmt die Frage nach den Kriterien zu klären, am besten schon bevor ein Auswahlverfahren ansteht. Bei der Ausschreibung solltet ihr unbedingt darauf achten, eure Stelle nach den gültigen Richtlinien und Gesetzen auszuschreiben und die erforderliche Öffentlichkeit bei der Ausschreibung zu schaffen. Besonderes Augenmerk solltet ihr hier auf das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) legen. Außerdem solltet ihr bei der Ausschreibung einer durch öffentliche Mittel geförderten Stelle sicherstellen, dass sie den Kriterien für die Zuwendung entspricht.

4.Einladung von Bewerber*innen:

Der Eindruck, den die Bewerbungen vermitteln, spielt eine wichtige Rolle, sind jedoch nicht immer komplett aussagekräftig. Insofern kann es sinnvoll sein, ein paar mehr Bewerber*innen einzuladen, damit ihr euch im direkten Gespräch ein genaueres Bild machen könnt. Außerdem kann es für den Gesprächsverlauf positiv sein, wenn ihr bereits bei der Einladung den Rahmen skizziert. Ihr könnt den ungefähren Zeitrahmen anführen und wer alles an dem Einstellungsgespräch beteiligt sein wird. Prüft außerdem, ob es euch möglich ist Fahrtkosten zu erstatten. Ist das nicht möglich, solltet ihr bei der Einladung eine*r Bewerber*in darauf hinweisen, denn ansonsten besteht ein rechtlicher Anspruch auf Erstattung (vgl.: § 670 Bürger­li­ches Ge­setz­buch (BGB))

5.Bewerber*innenauswahl:

Ist die Bewerbungsfrist abgelaufen, ist es Zeit für die Bewerber*innenauswahl für die Vorstellunggespräche. Dafür solltet ihr euch vor der Diskussion um einzelne Bewerber*innen ein Bewertungssystem überlegen, anhand dessen ihr dann die Kandidat*innen bewertet.

Eine Methode dabei ist ein Bewertungsraster (Link). Dabei solltet ihr euch genau überlegen, welche und wie viele Punkte ihr aufnehmt, da so ja auch eine Gewichtung entsteht. Habt ihr beispielsweise „Falkenmitgliedschaft“ aufgenommen und noch vier weitere Punkte im Raster macht hat die Verbandsherkunft ein Gewicht von 20 %. Nehmt ihr noch weitere 9 Punkte auf, liegt der „Vorteil“ des Verbandshintergrunds nur noch bei 10 %.

Deshalb solltet ihr genau überlegen, wie viele Felder in wie vielen Bereichen ihr bewerten wollt. Ihr werdet merken, dass ihr beim Erstellen des Bewerbungsrasters auf Arbeitsbereiche und Anforderungen trefft, bei der die einzelnen am Einstellungsverfahren beteiligte Personen andere Einschätzungen davon habt, was mit welcher Priorität mögliche Hauptamtliche mitbringen sollen/müssen. Deshalb ist es total wichtig, diejenigen Menschen in das Verfahren miteinzubeziehen, die nach Einstellen einer*eines Bewerber*in mit dieser Person zusammenarbeiten werden.

Versucht außerdem- soweit das möglich ist- eine Einigung mit allen verschiedenen Ebenen eurer Struktur (verschiedene Ringe, verschiedene Untergliederungen usw.) zu erzielen oder zumindest die verschiedenen Perspektiven mitzudenken.

6.Vorbereitung auf das Bewerbungsgespräch:

In der Gesprächsvorbereitung solltet ihr klären, wer am Gespräch alles beteiligt sein soll. Als Arbeitgeber*in sollten in jedem Fall Mitglieder des Vorstands vertreten sein. Bei manchen Ausschreibungen, bspw. einer Stelle in einer Einrichtung, kann es sinnvoll sein, eine hauptamtliche Person aus der Einrichtung im Gespräch dabei zu haben. Sie weiß viel besser als ihr, was in der Einrichtung läuft und kann daher ein*e wichtige Ratgeber*in sein. Aber ihr solltet auch darauf achten, dass ein Bewerbungsgespräch immer eine aufregende Sache ist, v.a. für den*die Bewerber*in. Daher raten wir davon ab mit allzu vielen Personen ins Gespräch zu gehen. Schnell kann für die sich bewerbende Person eine Überforderung durch zu viele Personen entstehen. Ihr solltet im Vorfeld auch klären, wer das Gespräch leitet und welche Fragen ihr stellen wollt. Bereitet euch gut vor, denn eure Aufgabe ist es, in sehr kurzer Zeit möglichst einen guten Einblick in die Kompetenzen der Person zu bekommen, sie kennenzulernen und herauszufinden, ob es mit euch und der Person passen könnte.

In der Vorbereitung raten wir euch, vor allem auf für Hauptamtliche herausfordernde Aspekte in der Verbandsarbeit einzugehen. Ihr erwartet wahrscheinlich viel Arbeit am Wochenende oder im Abendbereich, die Teilnahme an Freizeiten und Zeltlagern, die Bereitschaft zu ehrenamtlichen Engagement und Überstunden. Wahrscheinlich werden beide Seiten unglücklich, wenn ihr hier ein unrealistisches Bild zeichnet. Sagt lieber klar und von Anfang an, was ihr erwartet, auch wenn es euch im Gespräch schwer fällt bspw. Unbezahltes ehrenamtliches Engagement einzufordern. Tut ihr das nicht, kann die Person auch nicht wissen, dass ihr dies erwartet. Tut ihr es, hat sie auch die Möglichkeit hier für sich Klarheit zu erlangen.

7.Das Bewerbungsgespräch:

Einigt euch auf einen Gesprächsleitfaden und trefft eine Absprache wer welche Fragen stellt. Neben dem direkten Austausch im Gespräch, gibt es Arbeitgeber*innen, die den Bewerber*innen eine Praxisaufgabe stellen. In dem Fall müsstet ihr ca. 60 Minuten je Bewerbungsgespräch einplanen. Das Bewerbungsgespräch mit einer Praxisaufgabe zu verbinden kann sich lohnen, da sich dadurch für den*die Bewerber*in und euch mehr Zeit ergibt einen Eindruck voneinander zu erhalten und ihr außerdem eventuell eine Facette des*der Bewerber*in kennenlernt, die euch im direkten Gespräch nicht unbedingt aufgefallen wäre. Versucht euch auf einen Modus zu einigen, der eure Eindrücke protokolliert. Ihr könntet die Eindrücke von den Bewerber*innen individuell schriftlich zusammenfassen oder nach bestimmten Kategorien kleine Zwischenbeurteilungen vornehmen. Wie auch immer, mitschreiben sollte mindestens ein Person in jedem Fall, denn vielleicht führt ihr an einem Tag fünf Gespräche hintereinander, da können dann schon mal Eindrücke runterfallen oder den falschen Personen zugeordnet werden.

8.Nach den Bewerbungsgesprächen

Macht ein Ranking der (mindestens) drei Bewerber*innen, die euch am besten gefallen haben und kontaktiert den*die Erstplatzierte*n. Sollte er*sie die Stelle nicht antreten wollen, könnt ihr den*die Zweitplatzierte kontaktieren und so weiter. Sobald der*die Kandidat*in den Arbeitsvertrag unterschrieben hat, sagt ihr allen Bewerber*innen ab, die zu einem Gespräch da waren. Es macht sich sehr gut, wenn ihr auch diejenigen anschreibt (per E-Mail genügt), die nicht eingeladen worden sind.

9.Arbeitsvertrag

Es lohnt sich Musterarbeitsverträge zu verwenden und sie ggf. auf eure Besonderheiten oder Wünsche anzupassen. Einen Musterarbeitsvertrag findet ihr im Extranet der Homepage des Bundesverbands. Wenn ihr Veränderungen vornehmt, ist es wichtig, dass ihr diese rechtssicher und für beide Seiten fair gestaltet. Wenn ihr unsicher seid, könnt ihr juristische Hilfe zu Rate ziehen oder euch auch beim*bei der Bundessekretär*in für Beratung und Vernetzung melden. Außerdem solltet ihr, falls es sich bei eurer Stelle um eine öffentlich geförderte Stelle handelt, unbedingt mit dem Zuwendungsgeber abklären, dass die Person, die ihr einstellen möchtet, den Anforderungen des Zuwendungsgebers entspricht – und dies muss erfolgen, bevor der Arbeitsvertrag rechtsgültig unterschrieben ist, denn ansonsten kann es für euch hinterher sehr problematisch werden.