Vorstandssitzungen

Als Vorstand solltet ihr regelmäßige Sitzungen abhalten. Wie oft ihr zusammenkommt hängt natürlich von unterschiedlichen Faktoren ab. Seid ihr eine (flächenmäßig) kleine Gliederung oder ein OV- Vorstand ist es euch vielleicht möglich wöchentliche zu Sitzungen zusammenzukommen. Vertretet ihr einen großen Landesverband und wohnt an unterschiedlichen Orten werdet ihr wahrscheinlich einen etwas weiter auseinandergezogenen Rhythmus der Sitzungen wählen.

Wie auch immer ihr den Rhythmus festlegt, verständigt euch darüber. Oft ist es sinnvoll, den gleichen Tag und die gleiche Uhrzeit für Sitzungen zu wählen, dann könnt ihr eure individuellen Kalender besser daran ausrichten. Wenn ihr die Termine langfristig terminiert, wird es euch vielleicht besser möglich sein über die Wochentage zu rotieren. Zu eurer Sitzung solltet ihr schriftlich einladen (nach dem BGB ist dies die Aufgabe der*des Vorsitzenden, dies kann aber auch an eine andere Person übertragen werden, bspw. eure*n Hauptamtliche*n).

Die Einladung

Die Einladung sollte folgende Informationen enthalten:

• Ort und Zeit der Sitzung
• Tagesordnung
• Tagesordnungsunterlagen (soweit vorhanden)

Das Gesetz regelt keine klare Form der Einladung, ihr solltet euch aber aus Gründen der Transparenz und Nachvollziehbarkeit auf eine schriftliche (auch elektronisch) Einladung verständigen. Auch eine Verständigung darüber, wann die Einladungen und der Versand der Unterlagen erfolgt, ist sinnvoll, ebenso, wie die Tagesordnung durch wen erstellt wird). Ein praktikables Verfahren könnte sein: Eure hauptamtliche Person ist zuständig für die Einladungen und verschickt Einladungen und Unterlagen sieben Tage vor der Sitzung. Bis acht Tage vor der Sitzung können die Vorstandsmitglieder Besprechungsthemen an die hauptamtliche Person schicken, welche dann in Absprache mit der*dem Vorsitzenden eine gültige Tagesordnung erstellt.

Das Protokoll

Sitzungen müssen nach dem Gesetz nicht protokolliert werden, es ist jedoch sehr ratsam, dies trotzdem zu tun. So können gefasste Beschlüsse oder verteilte Aufgaben auch im Nachhinein noch nachgelesen werden. Auch für andere Personen oder Gremien sind eure Vorstandsprotokolle wichtig, damit sie Entscheidungsprozesse und Positionen nachvollziehen können. Eure Kontrollkommission hat z.B. das Recht, jederzeit eure Protokolle einzusehen. Sitzungen zu protokollieren ist bestimmt für die Meisten nicht gerade die Vorstellung von einem Traumjob, an der Sitzung aktiv teilzunehmen ist vielleicht auch eingeschränkt. Deswegen verständigt euch darüber, wie protokolliert wird (Ergebnisprotokoll/ Verlaufsprotokoll) und wer protokolliert (Rotationsmodell: alle müssen mal ran / eine fest zuständige Person (vielleicht Hauptamtliche*r).

Die Moderation

Für den Ablauf der Sitzung ist es sinnvoll und hilfreich, eine Person mit der Aufgabe der Moderation zu betrauen. Dies strukturiert die Sitzung, was in aller Regel zu einer angenehmeren Sitzungsatmosphäre und einer kürzeren Sitzungsdauer führt. Die Moderation sollte sich besonders auf die Sitzung vorbereiten und zu jedem Tagesordnungspunkt eine kurze Themeneinführung geben oder ein anderes Vorstandsmitglied mit dieser Aufgabe betrauen. Während der Sitzung sollte die Moderation darauf achten, dass

• eine solidarische Art, miteinander zu sprechen, diskutieren, streiten gewahrt bleibt
• sich alle einbringen können
• eine Debatte zu einem Ende geführt wird, wenn die Argumente ausgetauscht sind und sich die Redner*innen anfangen, zu wiederholen
• eine Debatte sachlich bleibt und nicht persönlich wird
• der Zeitplan eingehalten wird (oder darauf hingewiesen wird, dass dies vielleicht nicht möglich ist und sich ein neuer Zeitplan gegeben wird)

Die Beschlussfassung

Als Vorstand fasst ihr Beschlüsse, meist am Ende der Debatte zu einem Tagesordnungspunkt und Thema. Hier sollte die Diskussion nochmal knapp von der Moderation zusammengefasst werden. Anschießend sollte die Moderation deutlich machen, wie die zu treffende Beschlussfassung erfolgen soll und wie der Beschluss lauten könnte. Stehen mehrere Optionen zur Abstimmung, sollte sie diese noch einmal deutlich benennen, damit alle Mitglieder wissen, worüber sie nun abstimmen. In alle Regel erfolgt die Beschlussfassung dann im Anschluss in offener Form, das heißt per Abstimmung mit Handzeichen. Das Ergebnis wird protokolliert und der Beschluss in die Beschlusskontrolle aufgenommen.

Die Beschlussfähigkeit

Die Frage, wann ihr als Vorstand beschlussfähig seid, ist in eurer Satzung geregelt. In den allermeisten Fällen dürfte dies der Fall sein, wenn mindestens die Hälfte der stimmberechtigten Mitglieder anwesend ist. Manche Satzungen enthalten darüber hinaus noch die Regelung, dass der Vorstand so lange beschlussfähig ist, bis die Nicht- Beschlussfähigkeit festgestellt wird. In diesem Fall könnt ihr keine Beschlüsse fassen. Tut ihr dies trotzdem, sind die Beschlüsse als nichtig anzusehen, wenn ein Vorstandsmitglied oder ein normales Mitglied die Beschlussfassung anfechtet.

Die Beschlusskontrolle

Das Führen einer Beschlusskontrolle hat sich bewährt und sollte von euch, falls nicht schon vorhanden, eingeführt werden. Hierbei handelt es sich um eine Auflistung aller gefassten Beschlüsse oder Arbeitsaufgaben, aus der hervorgeht, wer für die Umsetzung verantwortlich ist und bis wann die Umsetzung erfolgen soll. Die Beschlusskontrolle sollte fester Bestandteil zu Beginn eurer Sitzung sein. Hier könnt ihr überprüfen, ob die Aufgabe erledigt sind, die ihr oder andere übernommen haben.