Klausurtagungen

Als Vorstand müsst ihr regelmäßig Sitzungen abhalten. Sie sichern die Arbeits- und Handlungsfähigkeit ab. Sie sollten nach Möglichkeit langfristig terminiert sein, damit die Möglichkeit einer Teilnahme aller abgesichert wird. Seid ihr eine (flächenmäßig) kleine Gliederung oder ein OV- Vorstand, ist es euch vielleicht möglich wöchentlich zu Sitzungen zusammenzukommen. Vertretet ihr einen großen Landesverband und wohnt an unterschiedlichen Orten, werdet ihr wahrscheinlich einen etwas weiter auseinandergezogenen Rhythmus der Sitzungen wählen. Wie auch immer ihr den Rhythmus festlegt, verständigt euch darüber. Oft ist es sinnvoll, den gleichen Tag und die gleiche Uhrzeit für Sitzungen zu wählen, dann könnt ihr eure individuellen Kalender besser daran ausrichten. Wenn ihr die Termine langfristig terminiert, wird es euch vielleicht besser möglich sein über die Wochentage zu rotieren.

Vorstandsklausuren

Zusätzlich ist es sinnvoll, regelmäßige Vorstandsklausuren einzuplanen (1-2 pro Jahr). Hier kann auch größeren (inhaltlichen oder strukturellen) Debatten Raum gegeben werden, für die vielleicht in der regelmäßigen Vorstandssitzung kein Platz vorhanden ist. Hier bietet sich ein Wochenende an, um genügend Zeit zu haben. Die Klausur sollte nicht als längere Vorstandssitzung genutzt werden. Eine Klausur sollte grundsätzlich als Planungstreffen (ähnlich der Jahresplanung) verstanden werden. Es bietet sich an zu bestimmten Themen Referent*innen einzuladen, damit alle Vorstandsmitglieder einen ähnlichen Wissensstand haben. Im Anschluss an das Referat könnte dann eine inhaltliche Diskussion entstehen und somit die inhaltliche Ausrichtung eurer Gliederung festgelegt werden. Die Vorstandsklausur bietet sich auch an, um über strukturelle Dinge zu sprechen, z.B. über notwendige Einsparungen in der Büroorganisation. Es bietet sich auch an, einen gemeinsamen Tagungsordnungspunkt mit der Kontrollkommission zu haben, um beispielsweise ausführlich über den Etat sprechen zu können.

Eine solche Klausurtagung kann auch den Rahmen bieten, um die eigene Arbeitsweise immer wieder mal zu reflektieren und zu überdenken. Dabei geht es nicht darum sie jedes Mal von Grund auf neu zu denken und zu entwickeln, denn das kostet viele Ressourcen. Aber gerade das Einschleichen von „das haben wir doch immer schon so gemacht“, kann für einen politischen Kinder- und Jugendverband schnell blöd werden. Daher ist es wichtig in regelmäßigen Abständen zu überprüfen, ob die Arbeitsweisen und gelebten Strukturen noch zu der aktuellen Arbeit und zu dem Interesse der handelnden Akteure passt.

Über die Inhalte und die Tagesordnung der Sitzungen und Klausuren sollte sich vorher verständigt werden. Grundsätzlich sollten alle Sitzungen vorbereitet werden. Dazu gehört auch, dass die Tagungsunterlagen den Sitzungsteilnehmer*innen, wenn möglich, frühzeitig zur Verfügung gestellt werden, damit alle wissen, worüber gesprochen wird und an den Debatten und Entscheidungen teilhaben können. Zu euren Sitzungen solltet ihr schriftlich einladen (nach dem BGB ist dies die Aufgabe der*des Vorsitzenden, dies kann aber auch an eine andere Person übertragen werden, bspw. eure*n Hauptamtliche*n). Sitzungen und Klausuren sollten protokolliert werden, damit auch im Nachhinein der Inhalt nachvollzogen werden kann (oder auch verhinderte Personen auf den Sachstand gebracht werden).

Die Einladung

Die Einladung sollte folgende Informationen enthalten:

• Ort und Zeit der Sitzung
• Vorschlag zur Tagesordnung
• Tagesordnungsunterlagen (soweit vorhanden)

Das Gesetz regelt keine klare Form der Einladung, ihr solltet euch aber aus Gründen der Transparenz und Nachvollziehbarkeit auf eine schriftliche (auch elektronisch) Einladung verständigen. Auch eine Verständigung darüber, wann die Einladungen und der Versand der Unterlagen erfolgt, ist sinnvoll, ebenso, wie die Tagesordnung durch wen erstellt wird. Ein praktikables Verfahren könnte sein: Eure hauptamtliche Person ist zuständig für die Einladungen und verschickt Einladungen und Unterlagen sieben Tage vor der Sitzung. Bis acht Tage vor der Sitzung können die Vorstandsmitglieder Besprechungsthemen an die hauptamtliche Person schicken, welche dann in Absprache mit der*dem Vorsitzenden eine gültige Tagesordnung erstellt.

Protokolle

Das Gesetz regelt keine klare Form der Einladung, ihr solltet euch aber aus Gründen der Transparenz und Nachvollziehbarkeit auf eine schriftliche (auch elektronisch) Einladung verständigen. Auch eine Verständigung darüber, wann die Einladungen und der Versand der Unterlagen erfolgt, ist sinnvoll, ebenso, wie die Tagesordnung durch wen erstellt wird). Ein praktikables Verfahren könnte sein: Eure hauptamtliche Person ist zuständig für die Einladungen und verschickt Einladungen und Unterlagen sieben Tage vor der Sitzung. Bis acht Tage vor der Sitzung können die Vorstandsmitglieder Besprechungsthemen an die hauptamtliche Person schicken, welche dann in Absprache mit der*dem Vorsitzenden eine gültige Tagesordnung erstellt.

Die Moderation

Für den Ablauf der Sitzung ist es sinnvoll und hilfreich, eine Person mit der Aufgabe der Moderation zu betrauen. Dies strukturiert die Sitzung, was in aller Regel zu einer angenehmeren Sitzungsatmosphäre und einer kürzeren Sitzungsdauer führt. Die Moderation sollte sich besonders auf die Sitzung vorbereiten und zu jedem Tagesordnungspunkt eine kurze Themeneinführung geben oder ein anderes Vorstandsmitglied mit dieser Aufgabe betrauen. Während der Sitzung sollte die Moderation darauf achten, dass

• eine solidarische Art, miteinander zu sprechen, diskutieren, streiten gewahrt bleibt
• sich alle einbringen können
• eine Debatte zu einem Ende geführt wird, wenn die Argumente ausgetauscht sind und die Redner*innen anfangen sich zu wiederholen
• eine Debatte sachlich bleibt und nicht persönlich wird
• der Zeitplan eingehalten wird (oder darauf hingewiesen wird, dass dies vielleicht nicht möglich ist und sich ein neuer Zeitplan gegeben wird)

Die Beschlussfassung

Als Vorstand fasst ihr Beschlüsse, meist am Ende der Debatte zu einem Tagesordnungspunkt und Thema. Hier sollte die Diskussion nochmal knapp von der Moderation zusammengefasst werden. Anschießend sollte die Moderation deutlich machen, wie die zu treffende Beschlussfassung erfolgen soll und wie der Beschluss lauten könnte. Stehen mehrere Optionen zur Abstimmung, sollte sie diese noch einmal deutlich benennen, damit alle Mitglieder wissen, worüber sie nun abstimmen. In aller Regel erfolgt die Beschlussfassung dann im Anschluss in offener Form, das heißt per Abstimmung mit Handzeichen. Das Ergebnis wird protokolliert und der Beschluss in die Beschlusskontrolle aufgenommen.

Die Beschlussfähigkeit

Die Frage, wann ihr als Vorstand beschlussfähig seid, ist in eurer Satzung geregelt. In den allermeisten Fällen dürfte dies der Fall sein, wenn mindestens die Hälfte der stimmberechtigten Mitglieder anwesend ist. Manche Satzungen enthalten darüber hinaus noch die Regelung, dass der Vorstand so lange beschlussfähig ist, bis die Nicht- Beschlussfähigkeit festgestellt wird. In diesem Fall könnt ihr keine Beschlüsse fassen. Tut ihr dies trotzdem, sind die Beschlüsse als nichtig anzusehen, wenn ein Vorstandsmitglied oder ein normales Mitglied die Beschlussfassung anfechtet.

Die Beschlusskontrolle

Das Führen einer Beschlusskontrolle hat sich bewährt und sollte von euch, falls nicht schon vorhanden, eingeführt werden. Hierbei handelt es sich um eine Auflistung aller gefassten Beschlüsse oder Arbeitsaufgaben, aus der hervorgeht, wer für die Umsetzung verantwortlich ist und bis wann die Umsetzung erfolgen soll. Die Beschlusskontrolle sollte fester Bestandteil zu Beginn eurer Sitzung sein. Hier könnt ihr überprüfen, ob die Aufgaben erledigt sind, die ihr oder andere übernommen haben.