Projektmittelausschreibungen

Seit längerer Zeit nimmt in der Förderung der Kinder- und Jugendarbeit (und darüber hinaus) tendenziell die Projektförderung im Verhältnis zur Regelförderung zu. Grundsätzlich ist das für uns als Jugendverband, dessen Augenmerk eher auf einer kontinuierlichen Arbeit liegt, die im Kontrast zu häufig formulierten Ansprüchen wie Innovation und Modellhaftigkeit steht , problematisch und die Absicherung einer „ausreichenden“ Regelförderung sollte ein primäres Ziel sein. Dennoch sind wir in der momentanen Förderstruktur an vielen Punkten unserer Arbeit auf Projektförderungen angewiesen und es gibt Wege diese sinnvoll einzusetzen. Projektausschreibungen sind ein Instrument diese Förderstruktur, das sowohl von öffentlichen als auch privaten Rechtsformen zur Mittelvergabe genutzt wird.

Im Kontrast zur Suche bestimmter Fördertöpfe mit einem spezifischen Projekt, erreichen Projektmittelausschreibungen zumeist unaufgefordert über Newsletter, Verteiler oder Ähnliches in digitaler Form unseren Schreibtisch und erst dadurch entsteht die Möglichkeit, dass eine bestimmte Idee als Projekt umgesetzt werden kann. Deshalb ist es sinnvoll sich die Motivation bzw. die strategischen Ziele der eigenen Gliederung für eine mögliche Bewerbung ins Bewusstsein zu rufen. Dadurch entstehen die Maßstäbe, die es ermöglichen eine spezifische Ausschreibung abzuwägen und die Nachhaltigkeit über das Projekt hinaus zu gewährleisten.

Beispiele für entsprechende Ziele:

• Es soll bestimmte pädagogische oder politische Arbeit ermöglichen.
• Strukturen im Sinne von Personalstellen, Gegenständen oder Räumlichkeiten sollen abgesichert oder geschaffen werden.
• Eine neue Zielgruppe, eine Kooperation oder ein Sozialraum soll erschlossen werden.
• Eine vorhandene Untergliederung oder ein Raum soll belebt werden
• Öffentlichkeit soll erzeugt werden

Diese Ziele können sachgemäß nebeneinander existieren. Es ergibt Sinn sie, gegebenenfalls priorisiert, festzuhalten, um sie im Vorfeld, aber auch im Verlauf des Projekts selbst nicht aus den Augen zu verlieren.

Wenn Klarheit über die verbandsstrategischen Ziele besteht, ist es wichtig, sich dem Antrag in drei Schritten zu nähern:

• Die Projektidee muss spezifiziert bzw. konzeptualisiert werden. Dazu bestehen unterschiedliche Angebote (Eine Aufzählung entsprechender Fragen findet sich beispielsweise in FfVsPupI 2014, S.11). Darüber hinaus können auch die Antragsmasken, soweit sie vom Fördermittelgeber zur Verfügung gestellt werden und über ein spezifizierendes Raster verfügen, genutzt werden, indem ihr sie stichpunktartig füllt.
• Darüber hinaus muss die Ausschreibung bezüglich ihrer Ausrichtung untersucht werden, um eine Basis für die Argumentation des Antrags zu schaffen. Denn auch die schlüssigste Argumentation verfehlt die Förderung, wenn sie an der Intention des Fördermittelgebers vorbeischießt. Da es auch im Interesse des Fördermittelgebers liegt, förderfähige Projekte zu erhalten, muss an der Stelle meist nicht zwischen den Zeilen gelesen werden, sondern es finden sich klar formulierte Angaben, welche Ziele mit der Förderung verbunden sind und wie diese Ziele umgesetzt werden können. Häufig orientiert sich auch die Antragsmaske an diesen Maßgaben. Dieser Schritt in der Vorbereitung zur Antragsstellung kreist zentral um die Fragen: Was möchte der Fördermittelgeber mit der Ausschreibung und wie kann das in unserem Sinne im Rahmen des Projekts bedient werden.
• Darauf aufbauend muss eine Abwägung bezüglich der Antragsstellung, in Hinblick auf die vorhandenen Ressourcen und die eigenen Ziele stattfinden. Denn auch wenn geförderte Projekte neue Möglichkeiten und Ressourcen bieten können, müssen für die Akquise, Durchführung und Abwicklung, Zeit, Arbeit und gegebenenfalls Eigenmittel investiert werden. In einer Mangelsituation Arbeitszeit zu investieren, um einen halbgaren Antrag zu produzieren, führt nicht unausweichlich zum Glück. Ebenso unschön kann die schönste Förderung werden, wenn das Geld zurückgezahlt werden muss, weil das Projekt nicht umgesetzt werden konnte. Wichtige Fragen sind demnach:
  • Ist die Antragsfrist für uns realistisch?
  • Werden die Kosten, die wir benötigen in Art (z.B. Personalkosten) und Umfang gedeckt?
  • Haben wir die personellen Ressourcen, um das Projekt im gegebenen Zeitrahmen umzusetzen?
  • Passen unsere Ideen zum Fördertopf?

Wenn Ihr an dem Punkt seid, dass Ihr Euch für die spezifische Förderung entscheidet, könnt Ihr anfangen den Antragstext zu erstellen. Dabei gehört das Verfassen eines formal und inhaltlich überzeugenden Antrags, der auch auf den jeweils aktuellen Gesellschaftsdiskurs im zu fördernden Feld orientiert ist (manchmal müssen einfach auch „die richtigen Stichpunkte“ im Antrag fallen“ zu den wichtigsten Punkten einer Projektfinanzierung. Folgende Punkte gilt es für euch zu beachten:

• Wie muss der Antrag gestellt sein? (formlos oder in einer festen Antragsmaske, schriftlich oder digital)
• Gibt es Fragen des Fördermittelgebers? (dann solltet ihr auch alle beantworten)

Beim textlichen Teil solltet ihr darauf achten, kurze Sätze und einfache Sprache zu benutzen, Fremdwörter und Füllwörter soweit es geht zu vermeiden, den Text übersichtlich zu gliedern (Teil- und Zwischenüberschriften) und eure Antragslänge entweder an der vorgegebenen Maske oder am beantragten Geld zu orientieren (bei einer Maske: wenn es Raum für 2.500 Zeichen gibt, solltet ihr auch nicht nur 500 Zeichen verwenden; formlos: für 2.500 e solltet ihr nicht 20 Seiten Antragstext fabrizieren).

Häufige Fehler bei der Fördermittelakquise:

1. Der eingereichte Antrag entspricht den formalen Vorgaben nicht

• Antragsfristen sind unbedingt und immer einzuhalten
• Die geforderte Form der Einreichung von Unterlagen ist einzuhalten (formlos, digital, schriftlich und digital, etc.)
• Die geforderten Unterlagen sind vollständig einzureichen (Unterschriften der Vertretungsberechtigten, Freistellungsbescheid, Satzung, Wahlprotokoll, etc.)

2. Das Konzept ist nicht sauber ausgearbeitet

• Förderinstitutionen möchten genau wissen, was sie fördern sollen.
• Was ist die Motivation der Beteiligten, ein Vorhaben durchführen?
• Was sind die genauen Ziele?
• Was ist die besondere konzeptionelle Idee?
• Was ist der Plan und welche Ressourcen werden benötigt?

3. Das Förderprojekt ist nicht attraktiv

• Die Förderinstitution möchte mit ihren Zuschüssen an erster Stelle ihre eigenen Förderziele umsetzen.

Wenn das Projekt folgende Ziele verfolgt, wird es schwer, einen Zuschussgeber zu überzeugen:

• Deckung von allgemeinen Budgetlücken
• Ausgleich von Verlusten von bereits begonnen oder abgeschlossenen Aktivitäten
• Übernahme von Kosten, die eigentlich durch Regelfinanzierungen abgedeckt sein sollten
• Deckung nicht abgrenzbarer Verwaltungs- und Gemeinkosten
• Aufgaben mit ausschließlich verbandsinternem Bezug

4. Es wird zu lange gewartet

• Leider kümmern sich viele erst im letzten Schritt der Konzeption ihrer Vorhaben, um das Thema Drittmittelgewinnung.

Im schnellsten Fall und unter optimalen Bedingungen kann es einmal gelingen, in 6 bis 8 Wochen eine Förderzusage zu erhalten. der Prozess von Konzeption, Recherche, Antragstellung und Entscheidung der Förderinstitution dauert in der Regel aber länger.

5. Keine ausreichenden Eigenmittel

• Förderinstitutionen erwarten bis auf ganz wenige Ausnahmen immer einen Eigenbeitrag.
• Eine 100-prozentige Förderung ist fast immer ausgeschlossen.
• Beachtet dabei, dass Eigenmittel nicht immer Barmittel sein müssen. Häufig werden auch selbst getragene Personal- und Sachkosten anerkannt.

6. Fehlende Unterstützung durch Vorstand oder Geschäftsführung

• Das Engagement der Vorsitzenden /Geschäftsführungen ist notwendig, um auf Augenhöhe die Entscheider*innen der Förderinstitutionen anzusprechen.

7. Zu wenig Koordination der Beteiligten

• Die meisten Fehler bei der Projektabwicklung und Fördermittel- Endabrechnung geschehen, weil sich die verschiedenen Beteiligten für die Bereiche Konzeption, Antragstellung, Projektumsetzung, Projektbuchhaltung und Controlling nicht genügend abstimmen. Im schlechtesten Fall kann das zu einer Rückforderung von Fördergeldern führen.

Bei weiteren Fragen oder Unterstützungsbedarf bei der Planung von Projekten oder Antragsverfahren steht euch die*der Beratersekretär*in zur Verfügung.